OneDrive als business solution

Windows 8.1 wordt vergezeld van OneDrive (de opvolger van Skydrive). Een via de cloud aangeboden virtuele disk voor persoonlijk gebruik. Handig, want met behulp van OneDrive kunnen bestanden worden opgeslagen in de cloud en op die manier ook worden benaderd met behulp van bijvoorbeeld een tablet of smartphone. Tevens kunnen via Onedrive back-ups worden opgeslagen en persoonlijke instellingen tussen devices worden uitgewisseld.

Het gebruik van OneDrive is echter geen back-up van de bestanden op de pc of de laptop. De bestanden binnen OneDrive kunnen wel gesynchroniseerd worden met bestanden op de harddisk van de laptop, maar daarmee wordt hooguit snelheid verkregen, geen back-up. Wordt een bestand van de laptop verwijderd, dan wordt hij immers automatisch uit OneDrive gehaald. Daarmee kan OneDrive niet als automatische back-up voorziening worden gebruikt.

Omdat OneDrive een gratis online opslag is die hoort bij een persoonlijk Microsoft-account, is de opslag niet alleen persoonlijk maar ook lucratief. Goedkoper dan gratis bestaat immers niet. Voor sommige ondernemers in het MKB is het daarom extra aantrekkelijk gebleken. Als iedere medewerker OneDrive gebruikt voor businessdoelen, zo redeneert men, dan wordt immers geld bespaard. Daarnaast is OneDrive gemakkelijk in gebruik, je kunt bijvoorbeeld eenvoudig derden tijdelijk toegang geven tot bepaalde bestanden en je hebt geen gedoe meer met USB sticks of het vergeten van bestanden die op de fileserver staan.

OneDrive is echter een service voor persoonlijke opslag en niet bedoeld voor het gebruik binnen organisaties. Het beschikt over te weinig voorzieningen om het voor organisatie doeleinden in te zetten. Daarvoor levert Microsoft een andere dienst die OneDrive for Business wordt genoemd. Met deze versie van OneDrive kunnen organisaties hun medewerkers online opslag bieden die gericht is op samenwerking en delen van data. Het is dan ook gebaseerd op SharePoint 2013 en wordt geleverd met Office 365 voor Kleine Bedrijven en Office 365 Enterprise.

OneDrive for Business kent een aantal handige features die OneDrive niet kent, zoals de toegang tot het adresboek van de organisatie. Maar veel belangrijker nog is dat OneDrive for Business door de organisatie ingericht en beheerd wordt. De persoonlijke OneDrive is van het individu en als organisatie kan daar niets mee worden gedaan. Er kunnen door de organisatie niet eens back-ups van worden gemaakt. Kortom, werken met de individuele versie van OneDrive betekent geen grip meer hebben als organisatie op de data van de organisatie. Geen zicht wat er staat, geen zicht wie er toegang toe heeft en geen zicht met wie de data gedeeld wordt.

Daarnaast is het SLA op beide versies van OneDrive verschillend. OneDrive for business is door het afgegeven SLA een meer betrouwbare omgeving dan OneDrive voor individuen.

Let wel op, juist omdat OneDrive for Business is gebaseerd op Sharepoint, biedt het een aantal interessante mogelijkheden (zoals versiebeheer van documenten), maar ook bepaalde beperkingen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om alle bestandsformaten binnen OneDrive for Business te plaatsen en er zijn tevens restricties aan bijvoorbeeld de maximale grootte van, en het maximaal aantal bestanden.

Het gebruik van OneDrive voor individuen is voor de meeste organisaties dus geen goede keuze. Kan men daarom met OneDrive for Business niet goed uit de voeten, dan moet er een andere voorziening worden getroffen. Men kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een fileserver via het internet bereikbaar te maken, een VM binnen Microsoft Azure als fileserver in te richten of bijvoorbeeld een NAS te ontsluiten via de cloud.